A) Allgemeine Informationen
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Markt Zell a. Main
Rathausplatz 8
97299 Zell a. Main
Tel.: 0931 46878-0
E-Mail-Adresse: rathaus@zell-main.de
Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Das Kommunalunternehmen des Landkreises Würzburg
Datenschutzbeauftragter
– persönlich –
Zeppelinstr. 67
97074 Würzburg
E-Mail: datenschutz@kommunalunternehmen.de
Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Zweck der Verarbeitung ist die Erfüllung der uns vom Gesetzgeber zugewiesenen öffentlichen Aufgaben, insbesondere der Information der Öffentlichkeit.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit nichts anderes angegeben ist, aus Art. 4 Abs. 1 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Demnach ist es uns erlaubt, die zur Erfüllung einer uns obliegenden Aufgabe erforderlichen Daten zu verarbeiten.
Empfänger von personenbezogenen Daten
Gegebenenfalls werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.
Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik können Protokolldaten auf Grundlage von Art. 44 ff. des Bayerischen Digitalgesetzes an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet werden (näheres siehe unter „Protokollierung“).
Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Wir speichern Ihre Daten solange dies für die Erfüllung der Aufgabe, zu Dokumentationspflichten bzw. aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist.
Ihre Rechte
Soweit wir von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten, stehen Ihnen als betroffene Person nachfolgende Rechte zu:
- Sie können Auskunft dazu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 des Bayerischen Datenschutzgesetzes – BayDSG). Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
- Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchstabe b DSGVO).
- Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
- Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.
Weitere Einschränkungen, Modifikationen und gegebenenfalls Ausschlüsse der vorgenannten Rechte können sich aus der Datenschutz-Grundverordnung oder nationalen Rechtsvorschriften ergeben. Ausführlichere Informationen zu diesen Rechten erteilt Ihnen auch unser/e behördliche/r Datenschutzbeauftragte/r.
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:
Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München
Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: 089 212672-0
Telefax: 089 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/
Weitere Informationen
Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten können Sie uns unter den oben (zu Beginn von A) genannten Kontaktdaten erreichen / sich direkt an unsere Sachbearbeiter werden.
B) Informationen zum Internetauftritt
Technische Umsetzung
Unser Webserver sowie die Wartung und ggf. der Update-Support unserer Webseite wird durch die BYTS Tech GmbH betrieben. Die von Ihnen im Rahmen des Besuchs unseres Webauftritts übermittelten personenbezogenen Daten werden daher in unserem Auftrag durch
BYTS Tech GmbH
Stadtbadstraße 5
D-85368 Moosburg
verarbeitet.
Protokollierung
Wenn Sie diese oder andere Internetseiten aufrufen, übermitteln Sie über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver. Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver aufgezeichnet:
- Datum und Uhrzeit der Anforderung
- Name der angeforderten Datei
- Seite, von der aus die Datei angefordert wurde
- Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.)
- verwendete Webbrowser und verwendetes Betriebssystem
- vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners
- übertragene Datenmenge.
Weitere Behandlung dieser Daten
Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden diese Daten von uns gespeichert. Nach spätestens 30 Tagen werden die Daten durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene anonymisiert, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen.
Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik werden die Daten an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet und dort auf Grundlage der Art. 44 ff. des Bayerischen Digitalgesetzes verarbeitet.
Aktive Komponenten
Wir verwenden aktive Komponenten wie Javascript, Java-Applets oder Active-X-Controls. Diese Funktion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden.
Cookies
Opt-In mit Cookie-Consent-Technologie
Beim Zugriff auf dieses Internetangebot werden von uns Cookies (kleine Dateien) auf Ihrem Gerät gespeichert, die für die Dauer Ihres Besuches auf der Internetseite gültig sind („session-cookies“). Wir verwenden diese ausschließlich während Ihres Besuchs unserer Internetseite. Nach Ende Ihres Besuches wird Ihr Browser diese Cookies automatisch löschen.
Unsere Website nutzt die Cookie-Consent-Technologie von Tarte au citron, um Ihre Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies in Ihrem Browser einzuholen und diese datenschutzkonform zu dokumentieren (für Analyse, Tracking, etc.).
Wenn Sie unsere Website betreten, wird ein Cookie dieses Tools in Ihrem Browser gespeichert, in dem die von Ihnen erteilten Einwilligungen oder der Widerruf dieser Einwilligungen gespeichert werden. Diese Daten werden nicht weitergegeben.
Die erfassten Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern bzw. das gespeicherte Cookie selbst löschen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
Details zur Datenverarbeitung der eingesetzten Cookie-Consent-Technologie finden Sie unter: https://tarteaucitron.io
Folgende Dienste sind nutzbar, wenn Sie uns die Möglichkeit zur Speicherung von Cookies geben:
- Google Calendar
- YouTube Video
- Matomo
- OpenStreetMap
- BITE Bewerbermanager
Auswertung des Nutzerverhaltens
Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden von uns nur eingesetzt, wenn Sie durch einen entsprechenden Klick in das Opt-In-Verfahren eingewilligt haben.
Beim ersten Aufruf der Internetseite werden keine Daten an die Betreiber übermittelt. Erst nachdem Sie in das Opt-In-Verfahren eingewilligt haben, werden ab sofort und bei jedem weiteren Besuch Ihre IP-Adresse erst anonymisiert und anschließend von uns ausgewertet oder an Dritte zur Auswertung übermittelt.
Vorlesefunktion (bei barrierefreier Internetseite)
Wir möchten möglichst vielen Nutzern einen breiten und auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmten Zugang zu unserer Homepage ermöglichen. Im Sinne der Barrierefreiheit wird daher auf der Homepage eine Vorlesefunktion angeboten.
Bei Nutzung dieser Vorlesefunktion werden die Bordmittel des jeweiligen Browsers mit Hilfe der Speech-Synthesis-API verwendet.
Einsatz von Chatbots
Wir setzen Chatbots ein, um mit Ihnen zu kommunizieren. Chatbots sind in der Lage, ohne menschliche Hilfe auf Ihre Fragen und sonstigen Eingaben zu reagieren. Hierzu analysieren die Chatbots neben Ihren Eingaben weitere Daten, um passende Antworten zu geben (z. B. Namen, E-Mail-Adressen und sonstige Kontaktdaten, Kundennummern und sonstige Identifikatoren, Bestellungen und Chatverläufe). Ferner können über den Chatbot Ihre IP-Adresse, Logdateien, Standortinformationen und andere Metadaten erfasst werden. Diese Daten werden auf den Servern des Chatbot-Anbieters gespeichert.
Auf Grundlage der erfassten Daten können Nutzerprofile erstellt werden. Außerdem können die Daten zur Ausspielung interessengerechter Werbung genutzt werden, sofern die übrigen rechtlichen Voraussetzungen (insbesondere eine Einwilligung) hierfür vorliegen. Dazu können die Chatbots mit Analyse- und Werbetools verknüpft werden.
Die erfassten Daten können außerdem dazu genutzt werden, um unsere Chatbots und ihr Antwortverhalten zu verbessern (maschinelles Lernen).
Die von Ihnen im Rahmen der Kommunikation eingegebenen Daten verbleiben bei uns bzw. dem Chatbotbetreiber, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.
Rechtsgrundlage für den Einsatz von Chatbots ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern der Chatbot zur Vertragsanbahnung oder im Rahmen der Vertragserfüllung eingesetzt wird. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. In allen anderen Fällen erfolgt der Einsatz auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer möglichst effektiven Kundenkommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
OpenStreetMap
Wir nutzen den Kartendienst von OpenStreetMap (OSM).
Wir binden das Kartenmaterial von OpenStreetMap auf dem Server der OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Großbritannien, ein. Großbritannien gilt als datenschutzrechtlich sicherer Drittstaat. Das bedeutet, dass Großbritannien ein Datenschutzniveau aufweist, das dem Datenschutzniveau in der Europäischen Union entspricht. Bei der Nutzung der OpenStreetMap-Karten wird eine Verbindung zu den Servern der OpenStreetMap-Foundation hergestellt. Dabei können u. a. Ihre IP-Adresse und weitere Informationen über Ihr Verhalten auf dieser Website an die OSMF weitergeleitet werden. OpenStreetMap speichert hierzu unter Umständen Cookies in Ihrem Browser oder setzt vergleichbare Wiedererkennungstechnologien ein.
Die Nutzung von OpenStreetMap erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote und einer leichten Auffindbarkeit der von uns auf der Website angegebenen Orte. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Google reCAPTCHA
Wir nutzen „Google reCAPTCHA“ (im Folgenden „reCAPTCHA“) auf dieser Website. Anbieter ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Mit reCAPTCHA soll überprüft werden, ob die Dateneingabe auf dieser Website (z. B. in einem Kontaktformular) durch einen Menschen oder durch ein automatisiertes Programm erfolgt. Hierzu analysiert reCAPTCHA das Verhalten des Websitebesuchers anhand verschiedener Merkmale. Diese Analyse beginnt automatisch, sobald der Websitebesucher die Website betritt. Zur Analyse wertet reCAPTCHA verschiedene Informationen aus (z. B. IP-Adresse, Verweildauer des Websitebesuchers auf der Website oder vom Nutzer getätigte Mausbewegungen). Die bei der Analyse erfassten Daten werden an Google weitergeleitet.
Die reCAPTCHA-Analysen laufen vollständig im Hintergrund. Websitebesucher werden nicht darauf hingewiesen, dass eine Analyse stattfindet.
Die Speicherung und Analyse der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse daran, seine Webangebote vor missbräuchlicher automatisierter Ausspähung und vor SPAM zu schützen. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Weitere Informationen zu Google reCAPTCHA entnehmen Sie den Google-Datenschutzbestimmungen und den Google Nutzungsbedingungen unter folgenden Links: https://policies.google.com/privacy?hl=de und https://policies.google.com/terms?hl=de.
Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/5780.
C. 1) Informationen zu einzelnen Verarbeitungen(aus dem Internet-Betrieb)
Bürgerserviceportal, Kom-X-Formularserver
Das Bürgerserviceportal (mit Kom-X-Formularserver) bietet Online-Verwaltungsleistungen an und wird in unserem Auftrag durch die AKDB (Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern) betrieben. Datenschutz-Hinweise zum Betrieb des Portals erhalten Sie deshalb direkt bei der AKDB (https://www.akdb.de/datenschutz/). Beim Antrag auf eine Verwaltungsleistung ist die Eingabe Ihrer personenbezogenen Daten, wie Name und Vorname, erforderlich. Dabei werden jeweils nur die für die Bearbeitung erforderlichen Daten erhoben. Auf das jeweilige Informationsblatt (Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten (Art. 13 DSGVO)) wird verwiesen. Ihre personenbezogenen Daten werden für keinen anderen Zweck verwendet und nur weitergegeben, sofern es die beantragte Leistung erfordert oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Die Speicherfristen bestimmen sich auf Grund der beantragten und erteilten Leistung.
Rats- /Bürgerinformationssystem
SessionNet stellt Daten und Informationen den Bürgern und dem Ratsgremium online zur Verfügung (Bürger- und Ratsinformationssystem). Damit finden Sie Informationen zu den Sitzungen, zu Tagesordnungspunkten, aktuellen Sitzungsterminen und eine Übersicht über die Zusammensetzung der Gremien. Die personenbezogenen Daten der Gremienmitglieder werden mit deren Einwilligung verarbeitet. Die Angabe von personenbezogenen Daten in den Tagesordnungspunkten, Niederschriften und Protokollen erfolgt nur, soweit es für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Die Software SessionNet wird von der AKDB betrieben und auf Servern der LivingData gehostet. Datenschutz-Hinweise zum Betrieb erhalten Sie deshalb direkt bei der AKDB (https://www.akdb.de/datenschutz/). Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit der AKDB besteht über deren Geschäftsbedingungen, Teil X.
Kontaktformular
Soweit Sie in unserem Internetauftritt persönliche oder geschäftliche Daten (E-Mail-Adressen, Namen, Anschriften, etc.) eingeben, werden diese ausschließlich für die Übersendung der gewünschten Informationen oder die im Formular genannten Zwecke verwendet. Ihre Daten werden dabei auf dem Transport unter Verwendung einer Software (SSL) verschlüsselt und sind vor einer Kenntnisnahme durch Dritte geschützt. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Die Nutzung der dort angebotenen Serviceleistungen und Dienste erfolgen auf freiwilliger Basis.
Anregungen und Mängelmeldung
Mit dem Formular „Anregungen und Mängelmeldung“ unter dem gleichnamigen Menüpunkt können Sie uns Anregungen, Wünsche und Mängel übermitteln. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen eingetragenen personenbezogenen Daten (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, etc.) zur Vorgangsverwaltung und falls erforderlich für eine spätere Kontaktaufnahme.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO. Die Nutzung des Formulars ist freiwillig und geschieht mit Ihrer Einwilligung. Ihre Daten werden über unseren Webdienstleister (siehe oben Teil B) per E-Mail an unserer Verwaltung weitergeleitet. Die Speicherfrist orientiert sich je nach Ihrem Anliegen. In keinem Fall werden die Daten länger aufbewahrt, als dies für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Veranstaltungskalender
Über unseren Veranstaltungskalender können Sie Veranstaltungen in Zell a. Main kostenlos bekanntgeben. Die Veranstaltungsanzeige muss durch die Verwaltung freigegeben werden. Für eine spätere Bearbeitung ist es möglich, ein Benutzerkonto auf unserer Webseite anzulegen.
Rechtsgrundlage für die Bekanntgabe sowie das mögliche Benutzerkonto ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO. Über die Bekanntgabe sowie die Einrichtung eines Benutzerkontos entscheiden Sie freiwillig. Ihre Daten werden dabei durch unseren Webdienstleister verarbeitet (siehe oben Teil B), der Veranstaltungsanzeigen an uns weiterleitet. Bekanntgemachte Veranstaltungen werden spätestens 2 Jahre nach der Veranstaltung zum Jahresende gelöscht. Ein erstelltes Benutzerkonto bleibt solange bestehen, bis Sie es selbst löschen / die Löschung bei uns beantragen.
Markt Zell a. Main-App
Die Markt Zell a. Main-App (verfügbar in gängigen App-Stores) wird durch die Fa. Cosmema GmbH betrieben. Cosmema GmbH ist hinsichtlich App-Bezug und -Betrieb Verantwortliche i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Auf die Datenschutzerklärung der App wird deshalb verwiesen. Die Datenschutzerklärung können Sie vor und bei App Nutzung einsehen.
Für an die Cosmema GmbH weitergeleiteten personenbezogene Daten zur Darstellung in der App ist die Markt Zell a. Main verantwortlich – gleiches gilt für Daten, welche von Cosmema GmbH an die Markt Zell a. Main zur Bearbeitung übermittelt wurden. Insoweit verarbeitet Cosmema GmbH diese Daten weisungsgebunden im Auftrag der Markt Zell a. Main. Ein erforderlicher Auftragsverarbeitungsvertrag wurde abgeschlossen.
Die Gemeinde verarbeitet die an Cosmema GmbH weitergeleiteten Daten zur Information der App-Nutzer über aktuelles Ortsgeschehen (Gewerbe, Vereine, Aktuelles, News), die Gemeindeverwaltung (Mitarbeiter, Leistungen) und den Gemeinderat (Mitglieder). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) und e) Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO. Ihre Daten werden zur Darstellung in der Markt Zell a. Main-App an die Cosmema GmbH, Gaimersheim, weitergeleitet. Cosmema GmbH sichert zu, dass die Daten nur zum Zwecke der Darstellung in der App verarbeitet werden. Sind die verarbeiteten Daten nicht mehr aktuell, veranlassen wir die Änderung/ Löschung. Ferner löschen wir die Daten, wenn ein Betroffener seine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerruft. Die Daten aus dem Bereich Aktuelles/ News werden nach längstens sechs Monaten gelöscht.
FundInfo by Nova Find (RUBICON IT GmbH, komuna GmbH)
Das Portal FundInfo by Nova Find wird durch die Fa. RUBICON IT GmbH im Auftrag der komuna GmBH betrieben. RUBICON IT GmbH ist hinsichtlich des Portalbetriebs Verantwortliche i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Auf die Datenschutzerklärung der RUBICON IT GmbH wird deshalb verwiesen (https://www.verlustsache.de/datenschutz/).
Für die Portalnutzung durch unsere Gemeinde sind wir selbst verantwortlich (Einstellen von Fundsachen und Verlustmeldungen, Verlustsachenverwaltung als Fundbehörde). Unser Vertragspartner komuna GmbH sowie die Fa. RUBICON IT GmbH werden insoweit als Auftragsverarbeiter bzw. Unterauftragsverarbeiter tätig. Ein erforderlicher Auftragsverarbeitungsvertrag mit komuna GmbH wurde abgeschlossen.
Die Gemeinde verarbeitet bei der Nutzung der Portalsoftware personenbezogene Daten zur Fundsachenverwaltung sowie zur Verwaltung von Verlustmeldungen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO. Die Gemeinde ist Fundbehörde.
Ihre Daten werden zur Darstellung im Portal FundInfo by Nova Find dort eingepflegt. Dabei werden die Daten an den Portalbetreiber RUBICON IT GmbH und an den Distributor komuna GmbH weitergegeben. Eine Übermittlung an andere Stellen (andere Behörden z.B. Aufsichtsbehörden oder Strafverfolgungsbehörden) erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder die Übermittlung zur Bearbeitung der Fundsache/ Verlustmeldung erforderlich ist (u.a. Polizei, Landratsamt). Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Überwachung erforderlich ist, hier 5 Jahre nach Fundsachenverwertung.
Vermietungen und Verleih von Räumen und Inventar
Über den Menüpunkt „Vermietung und Verleih von Räumen und Inventar“ können Sie über den jeweiligen Belegungsplan unsere öffentlichen Einrichtungen und vorhandenes Inventar termingenau anfragen. Die Anfrage muss seitens der Gemeinde bestätigt werden. Für die Online-Buchungsanfrage ist die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, etc.) erforderlich.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) und e) Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO. Die Nutzung des Online-Formulars ist freiwillig und geschieht mit Ihrer Einwilligung. Soweit die Weiterverarbeitung Ihrer Buchungsanfrage die Verwaltung unserer öffentlichen Einrichtungen betrifft, zählt dies zu unseren öffentlichen Aufgaben.
Die Kalendersoftware mit der Funktion Buchungsanfrage wird durch das Portal TERABel der Fa. AKDB bereitgestellt. Ihre Daten werden über die Fa. AKDB an unserer Verwaltung weitergeleitet.
Die Speicherfrist für den Kalendereintrag und das dazugehörige Verwaltungsprogramm beträgt längstens zwei Jahre zum Jahresende, soweit eine längere Speicherung aus anderen Gründen (Steuer, Kasse) nicht erforderlich ist.
C. 2) Einzelnen Verarbeitungen (DS-Hinweise aus dem Verwaltungsbetrieb einschl. E-Mail)
Fotoaufnahmen, Veranstaltungen der Gemeinde
Im Rahmen unserer Presse- und Öffentlichkeitsarbeit werden bei Veranstaltungen und Terminen Fotos aufgenommen, auf denen Sie gegebenenfalls erkennbar zu sehen sind. Soweit die Aufnahme nicht ausschließlich zur Aufgabenerfüllung der Gemeinde erforderlich ist, holen wir bei unseren Veranstaltungen dazu regelmäßig Ihre Einwilligung ein. Der Aufnahme und / oder einer Veröffentlichung können Sie widersprechen. Bitte nutzen Sie für ihren Widerspruch die oben (am Anfang von A) genannten Kontaktdaten oder wenden Sie sich bei der Veranstaltung direkt an unser Personal / den Fotografen.
Ehrungen
Wir sind Organisator oder Mitorganisator von Veranstaltungen, bei denen Personen Auszeichnungen oder Ehrungen für besondere Verdienste verliehen bzw. ausgehändigt werden. Zudem sind wir an der Prüfung von Vorschlägen für Auszeichnungen und Ehrungen anderer staatlichen Stellen beteiligt.
Zu diesem Zweck verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 27 BayDSG personenbezogene Daten der zu ehrenden Personen (Name, Kontaktdaten, Grund der Auszeichnung etc.). Die Daten werden zur Prüfung von Auszeichnungsvorschlägen und zur Vorbereitung und Durchführung der jeweiligen Veranstaltungen verarbeitet.
Je nach Auszeichnung oder Ehrung kann auch eine Übermittlung an Mitglieder der Staatsregierung, Abgeordnete, kommunale Mandatsträger, Kooperationspartner und externe Dienstleister erfolgen.
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit können Daten der geehrten Personen und die jeweilige Auszeichnung oder Ehrung auf unserem Internetauftritt veröffentlicht und an die Medien zur Veröffentlichung übermittelt werden.
Die Daten werden gelöscht, wenn sie zur Erfüllung unserer Aufgaben nicht mehr erforderlich sind.
Elektronische Post (E-Mail-Verkehr)
Informationen, die Sie unverschlüsselt per Elektronische Post (E-Mail) an uns senden, können möglicherweise auf dem Übertragungsweg von Dritten gelesen werden. Wir können in der Regel auch Ihre Identität nicht überprüfen und wissen nicht, wer sich hinter einer E-Mail-Adresse verbirgt. Eine rechtssichere Kommunikation durch einfache E-Mail ist daher nicht gewährleistet. Wir setzen – wie viele E-Mail-Anbieter – Filter gegen unerwünschte Werbung („SPAM-Filter“) ein, die in seltenen Fällen auch normale E-Mails fälschlicherweise automatisch als unerwünschte Werbung einordnen und löschen. E-Mails, die schädigende Programme („Viren“) enthalten, werden von uns in jedem Fall automatisch gelöscht. Wenn Sie schutzwürdige Nachrichten an uns senden wollen, empfehlen wir, unser sicheres Kontaktformular zu nutzen.
Bewerbungen, allgemein auf Stellenausschreibungen, Initiativ
Zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens werden die übersandten personenbezogenen Daten von Bewerbern verarbeitet. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchstaben b) und c), Art. 9 Abs. 2 Buchst. b), g), h) und i), Art. 88 Abs. 1 DSGVO, das BayDSG, das BayBG, sowie weitere einschlägige Gesetze (AGG, ArbGG, BetrVG, BBiG, IfSG). Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Bewerber entsprechende Bewerbungsunterlagen auf elektronischem Weg, beispielsweise per sicherem Kontaktformular, übermittelt. Zur Wahrung von Mitbestimmungsrechten können Ihre Daten an den Personalrat, ggf. den Gleichstellungsbeauftragten und den Behindertenbeauftragten weitergegeben werden.
Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis mit einem Bewerber, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Zudem können Daten im Bewerbungs- und Einstellungsverfahren an weitere Behörden (z. B. Agentur für Arbeit) oder an Behörden, die für die Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses zuständig sind (z. B. Kommunalunternehmen des Landkreises Würzburg) übermittelt werden. Kommt es zu keinem Beschäftigungsverhältnis, so werden die Bewerbungsunterlagen nach Bekanntgabe der Absageentscheidung nach den einschlägigen Vorschriften gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen der Markt Zell a. Main entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Weiterhin erfolgt der Einsatz einer Recruiting-Portalsoftware der Firma Bite. Auf die dortige Datenschutzerklärung wird verwiesen.
Kontaktdatenverwaltung (Telefon, mit Terminen)
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Verwaltung von Kontaktdaten, um mit Ihnen in Kontakt zu treten – regelmäßig verbunden mit einer Terminplanung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) und e) DSGVO. Ihre Daten werden nur an Dritte übermittelt, soweit es zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald absehbar kein Kontakt mehr mit Ihnen besteht. Alte Termine werden nach längstens drei Jahren gelöscht.
Abschließender Hinweis zur Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht.
